Ainda que seja composto por pessoas com diferentes vinculações à universidade, o que lhe confere variadas disponibilidades e responsabilidades, o Núcleo sempre buscou construir um espaço não hierárquico e horizontal, prezando pela participação ampla de todos os seus integrantes nos diversos momentos decisórios. Nos primeiros anos, o pequeno número de participantes facilitava essa proposta.
A instância de maior poder deliberativo era o Comitê Gestor, composto por professores, coordenadores, pesquisadores, bolsistas e voluntários que desenvolvem alguma atividade no Soltec/UFRJ. A periodicidade da reunião variava de acordo com a necessidade e as demandas apresentadas, sendo semanal em alguns períodose mensal em outros. Entretanto, eram espaços de discussão menos complexos e com demandas menores, em geral ligadas a poucos projetos com parcos recursos ou à organização de eventos, como os Encontros Nacionais de Engenharia e Desenvolvimento Social, iniciados em 2004.
Ao longo dos anos, impulsionado pelos projetos e suas demandas, o grupo foi agregando cada vez mais pessoas que encontravam no Soltec uma atuação diferente e comprometida. Em 2005, buscando ter melhor conhecimento e organização dos procedimentos que regiam seu cotidiano de atividades, o Soltec realizou um mapeamento de seus processos. Em função do crescimento do Núcleo, com a entrada de muitas pessoas novas, e do aumento de demandas e possibilidades de projetos, era fundamental sistematizar sua cultura de gestão e seus procedimentos. Embora não se tenha dado continuidade ao uso dessa ferramenta, a realização do mapeamento contribuiu para que houvesse uma reflexão aprofundada sobre o cotidiano de trabalho e seu produto foi a base principal para a elaboração, no ano seguinte, do Regimento Internodo Soltec, aprovado pelo Departamento da Engenharia Industrial em 2006.
Um importante ponto de inflexão na história do Soltec ocorreu exatamente em 2006, resultado de uma mudança de contexto, propiciada, principalmente, por dois fatores. Primeiro, em articulação com outros grupos do Centro de Tecnologia que trabalhavam com extensão, como o UFRJMar (www.ufrjmar.ufrj.br), conseguimos o apoio da Reitoria da UFRJ, que garantiu a manutenção de alguns pesquisadores pós-graduandos da UFRJ. Embora esses pesquisadores já trabalhassem com o Soltec, seu vínculo era instável e sua remuneração dava-se através de projetos, com curta estabilidade. Segundo, pelo lançamento, em 2005, pela Pró-Reitoria de Extensão (PR-5) do Programa Institucional de Bolsas de Extensão (Pibex/UFRJ), no qual o Soltec foi contemplado com quinze bolsas de extensão para 2006. Esses dois fatores propiciaram crescimento do Núcleo, gerando a necessidade de novas institucionalidades, novas formas de organização e gestão, de recursos, de infraestrutura e de perfil de pessoas. Nesse ano, experimentou-se pela primeira vez a criação das coordenações internas, que não prosseguiram no próximo ano.
Desde então, construímos, coletivamente, várias propostas diferentes de gestão, refletindo com o apoio de referenciais teóricos e promovendo reconfigurações baseadas no aprendizado obtido com o cotidiano de gestão do Núcleo.
Em 2009 criaram-se três coordenações no Comitê Gestor. E a partir de 2010, o Soltec contou com as seguintes instâncias organizacionais: Comitê Gestor, Coordenação Executiva, Coordenação Geral, Coordenação de Gestão, Coordenação de Tecnologia da Informação, Coordenação de Comunicação e Coordenação de Extensão, Pesquisa e Ensino. A partir de 2013, buscou-se exercitar a consolidação de uma instância coordenada pelos bolsistas, denominada Comitê de Bolsistas (COB), que não tem uma alocação clara na estrutura organizacional do Núcleo. No organograma a seguir, apresentamos a hierarquia dessas instâncias.
O Comitê Gestor (CG) é a instância superior do Núcleo, é sua assembleia geral. É composto por todos os integrantes e responsável pela definição e pelo monitoramento das diretrizes estratégicas de longo e médio prazos. Nas reuniões do CG, discutem-se as questões mais amplas e fundamentais do trabalho do Soltec, tomam-se as decisões estratégicas sobre seus rumos e as prioridades de planejamento. Além disso, realizam-se o monitoramento e a avaliação do trabalho desenvolvido e se revisam os planejamentos para verificar seu andamento. Atualmente, o CG reúne-se três vezes por ano, sendo a primeira no Planejamento Estratégico Anual (PEA), realizado no início de cada ano.
A Coordenação Executiva (CE) é a instância subsequente e funciona como o espaço deliberativo que cuida das questões do cotidiano do Soltec. Prezando pela celeridade desse processo de tomada de decisão, a CE é integrada pelos coordenadores e representantes dos bolsistas. Ou seja, visando a uma ampla participação e um processo democrático, é composta por coordenadores dos projetos e coordenações e representantes dos bolsistas. É, efetivamente, o principal espaço de tomada de decisão no curto prazo e, por isso, reúne-se semanalmente (ou quinzenalmente) para discutir pautas sugeridas pelos coordenadores e bolsistas ao longo da semana. A CE aborda diversos assuntos do cotidiano, como, por exemplo, novos projetos, concorrência em editais, entrada e saída de integrantes, definição de representantes do Soltec em parcerias e congressos, bem como ações de articulação institucional. Ocorre um efetivo processo de deliberação, com a apresentação de critérios e discussão, sempre na base do consenso. A decisão final se dá sempre pela busca de uma solução que atenda às diferentes demandas dos que se fazem presentes na reunião.
A Coordenação Geral é composta por um coordenador e um vice-coordenador. É responsável por prezar pelo adequado funcionamento da Coordenação Executiva, pelas relações institucionais internas e externas à UFRJ e pela organização geral do Núcleo.
As coordenações internas do Soltec contam, basicamente, com dois eixos de atuação: atender às demandas institucionais do Núcleo e apoiar as atividades previstas nos projetos. De forma geral, os coordenadores são pós-graduandos da UFRJ remunerados com uma bolsa e apoiados por estudantes bolsistas.
Desde 2016, começou-se o experimento das coordenações internas serem assumidas pelas direções adjuntas do NIDES.
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